Política de Privacidad

Última actualización: 7 de octubre de 2026

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Esta Política de Privacidad explica cómo aiGenda ("nosotros") recolecta, usa, comparte y protege datos personales en nuestro servicio de agendamiento (página pública de reservas, agenda, recordatorios y asistente de inteligencia artificial por WhatsApp) para empresas y profesionales de cualquier rubro que atienden con cita previa. En Brasil seguimos la Ley General de Protección de Datos (Ley 13.709/2018, LGPD). En la Unión Europea seguimos el RGPD, y en los demás países, la ley local de protección de datos.

Aquí, la "empresa" es quien usa aiGenda, y el "cliente final" es la persona que agenda con ella, sea cual sea el nombre que la empresa le dé.

1. Quiénes somos

aiGenda es operado por Grande Homem Indústria e Comércio de Malhas e Artigos do Vestuário, CNPJ 43.253.292/0001-87, con sede en Petrópolis, Estado de Río de Janeiro, Brasil. Somos responsables de los datos de la empresa que contrata y encargados del tratamiento de los datos de sus clientes finales (ver sección 3).

2. Datos que recolectamos

De la empresa que contrata (nuestro cliente directo): nombre del responsable, correo electrónico, teléfono, documento fiscal de quien paga (en Brasil, CPF o CNPJ), dirección, datos de pago (procesados directamente por el procesador de pagos; no guardamos números de tarjeta) y datos de uso de la plataforma.

De los clientes finales de la empresa (datos que la empresa nos confía para operar el servicio): nombre, número de WhatsApp, contenido de los mensajes con la asistente y datos de reserva (servicio, profesional, fecha y hora, historial). Estos datos pertenecen a la relación entre la empresa y su cliente final; aiGenda los trata como encargado, siguiendo las instrucciones de la empresa.

De quien reserva por la página pública: nombre, teléfono, correo electrónico (cuando lo informa), el servicio y el horario elegidos y, para bloquear robots y abusos, la dirección IP y la verificación "No soy un robot" de hCaptcha. Estos datos van a la empresa, como los de sus demás clientes finales, y aiGenda los trata como encargado en todos los planes, incluido el Gratis: la empresa no "paga con datos". aiGenda no usa los datos de quien reserva para fines propios, no los vende ni le envía publicidad de aiGenda. El correo de confirmación de la reserva lleva la marca aiGenda como parte del servicio.

Datos sensibles. Reservar una cita puede revelar información sensible, como de salud (por ejemplo, la especialidad o el procedimiento buscado). Las leyes de protección de datos exigen más cuidado con ellos (LGPD art. 5, II y art. 11; RGPD art. 9). Por eso aiGenda usa los datos de los clientes finales solo para operar el servicio de la empresa, sin finalidad propia.

2.1 Qué es público en la página de la empresa

Cada empresa tiene una página pública en aigenda.app/<enlace>, abierta a cualquier persona sin inicio de sesión, que puede aparecer en buscadores. Solo muestra lo que la empresa completa para la página: nombre, profesión, dirección, redes sociales, fotos (portada y galería), el campo "Información", los servicios y los horarios libres, y el botón de WhatsApp de la empresa, cuando lo informa. La empresa es responsable de ese contenido, incluidas las fotos y la autorización de quienes aparecen en ellas. Ningún dato de clientes finales aparece en la página: quien reserva ve solo los horarios libres, nunca quién ocupó los demás.

De quien visita la página, nuestro proveedor de alojamiento (Vercel, sección 5) recibe la dirección IP y la página visitada. La página no usa herramientas de medición ni píxeles de publicidad.

3. Nuestro papel: encargado de los datos de los clientes finales

Respecto de los datos de los clientes finales de cada empresa, aiGenda actúa como encargado y la empresa es la responsable: decide para qué sirven los datos y con qué base legal se tratan. Las obligaciones de aiGenda como encargado están en el Anexo de tratamiento de datos de los Términos de Uso.

El equipo de aiGenda no lee las conversaciones entre la empresa y sus clientes finales. Ninguna pantalla interna las muestra. El acceso técnico a la base de datos y a los registros del sistema, necesario para mantener el servicio, está restringido al responsable técnico, es confidencial y no se usa para leer conversaciones. La única excepción es investigar una falla reportada por la empresa que solo pueda resolverse mirando la conversación, y solo con su autorización por escrito y registro de quién miró, cuándo y por qué.

Las conversaciones no entrenan inteligencia artificial. aiGenda no usa el contenido de las conversaciones para entrenar, ajustar ni mejorar ningún modelo de inteligencia artificial, ni lo entrega a nadie con ese fin. La asistente funciona con OpenAI (la empresa de ChatGPT), mediante la cuenta de la propia empresa. OpenAI informa que lo que recibe por su API no se usa para entrenar sus modelos, salvo que el titular de la cuenta elija expresamente compartirlo. Esa opción está en la cuenta de la empresa, y por los Términos de Uso ella se compromete a mantenerla desactivada. OpenAI guarda lo que recibe hasta 30 días para monitorear abusos, y cada intercambio con la asistente queda guardado en la cuenta de OpenAI de la empresa al menos 30 días, que es como la asistente sigue la conversación.

4. Para qué usamos los datos y con qué base legal

Datos de la empresa y de su equipo (aiGenda es responsable):

• Crear y mantener la cuenta y prestar el servicio: ejecución del contrato (LGPD art. 7, V; RGPD art. 6.1.b). Para los miembros del equipo que no firman el contrato, interés legítimo en dar a cada persona su propio acceso (LGPD art. 7, IX; RGPD art. 6.1.f).
• Cobro y facturación: ejecución del contrato; conservar el registro fiscal después del fin del contrato es obligación legal (LGPD art. 7, II) o, para empresas fuera de Brasil, interés legítimo en cumplir las obligaciones fiscales brasileñas de la empresa que emite la factura (RGPD art. 6.1.f).
• Avisos de operación y de la cuenta (caída de la conexión de WhatsApp, problema en la cuenta de OpenAI, cobro, mensajes del equipo sobre la cuenta de la propia empresa, cambios en estos textos o en los Términos, proveedor nuevo e incidente de seguridad), por correo y, para empresas de Brasil, también por WhatsApp (para empresas fuera de Brasil, solo por correo, igual que el código de seguridad): ejecución del contrato. Llegan siempre, incluso a quien rechazó las novedades.
• Novedades de aiGenda (comunicados generales del equipo sobre el producto), por WhatsApp, al teléfono que recibe los avisos del sistema, como máximo 1 por semana: interés legítimo en presentar los cambios del servicio contratado (LGPD art. 7, IX; RGPD art. 6.1.f). La empresa puede rechazarlas cuando quiera en Configuración → Datos de la empresa, "Recibir novedades de aiGenda".
• Soporte técnico, incluida la asistente de soporte: ejecución del contrato.
• Seguridad de la cuenta y corrección de fallas (sesión, dispositivo conectado, verificación en dos pasos, intentos de acceso, registros técnicos de error): interés legítimo en proteger las cuentas y el servicio.
• Registro de acceso al panel (fecha, hora e IP de cada ingreso): obligación legal: el Marco Civil de Internet de Brasil (Ley 12.965/2014, art. 15) obliga a guardarlo 6 meses, con confidencialidad. Vale para todo usuario del panel, de cualquier país.
• Bloquear robots en el registro y en la página pública (hCaptcha): interés legítimo en impedir registros y reservas automatizados y fraudulentos.
• Origen del registro (guardado cuando la empresa se registra, gratis o de pago): por dónde llegó (parámetros de campaña como utm_source; el pie de la página pública de otra empresa; una invitación; o el propio sitio), el dominio del sitio que envió la visita, qué empresa cliente la recomendó, la respuesta opcional a "¿Cómo conociste aiGenda?" (incluido el texto libre de "Otro", hasta 100 caracteres) y solo si la visita vino de un anuncio de Google o de Meta (sí o no; el código del anuncio no se guarda): interés legítimo en saber cómo nos encuentran las empresas y qué canales funcionan (LGPD art. 7, IX; RGPD art. 6.1.f). La empresa que recomendó no ve a quién trajo. Eliminar la cuenta borra estos datos con ella; el texto de "Otro" se borra antes, 12 meses después del registro. Te pedimos que el texto de "Otro" no incluya el nombre de una persona.
• Prueba de la aceptación de los términos y defensa en disputas: ejercicio de derechos (LGPD art. 7, VI; RGPD art. 6.1.f).
• Medición de audiencia en el sitio: consentimiento de quien visita, en un aviso de cookies (sección 6). Hoy no existe ninguna medición.

Leyes citadas, texto oficial: LGPD (Ley brasileña 13.709/2018); RGPD (Reglamento (UE) 2016/679); Directiva 2002/58/CE, versión consolidada (art. 5(3), guardar información en el dispositivo).

Datos de los clientes finales (aiGenda es encargado): la base legal la elige la empresa, como responsable. Para lo que aiGenda hace por ella (responder, consultar horarios, reservar, confirmar, reprogramar, cancelar y recordar), las bases que normalmente se aplican son la propia solicitud del cliente final de ser atendido y, cuando se revela información de salud, las reglas específicas de la ley aplicable para servicios de salud. Los mensajes que el cliente final no pidió dependen de la base que la empresa tenga para enviarlos. aiGenda trata estos datos solo según las instrucciones de la empresa y solo para:

• Operar la reserva automatizada (entender el mensaje, consultar disponibilidad, confirmar citas);
• Recibir las reservas hechas en la página pública;
• Enviar los recordatorios, confirmaciones y mensajes que la empresa configure, por WhatsApp y correo electrónico;
• Mostrar las conversaciones e informes de uso a la empresa;
• Transcribir audios e interpretar imágenes que envía el cliente final.

5. Con quién compartimos datos

• Meta (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes de WhatsApp, incluidos archivos;
• OpenAI: procesamiento de lenguaje para que la asistente entienda y responda, y transcripción de audios. Se usa con la cuenta de la propia empresa, contratada directamente por ella; nuestra asistente de soporte usa la cuenta de aiGenda;
• Supabase: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos;
• Vercel: alojamiento del sitio, del panel y de las páginas públicas (recibe la IP y la página visitada);
• Stripe: pagos de la suscripción (los datos de la tarjeta van directo a Stripe; aiGenda no los ve ni los guarda);
• Resend: correos del sistema (recibe nombre y correo de quien recibe);
• Z-API: canal alternativo de WhatsApp y alertas operativas;
• hCaptcha (Intuition Machines, Inc.): verificación "No soy un robot". Su componente, cargado en tu navegador, recibe directamente la IP, datos del navegador y del dispositivo, la hora y la interacción con la página, para distinguir personas de robots. aiGenda solo envía a hCaptcha el código de respuesta;
• Anthropic (Claude): herramienta de inteligencia artificial que nuestro equipo usa para construir, operar y corregir el sistema. Puede recibir datos de la cuenta de la empresa (como nombre, correo y configuraciones) cuando investigamos una falla; nunca conversaciones de clientes finales.
• GitHub (Microsoft): donde está el código del sistema y corren nuestras rutinas de mantenimiento. Solo ante un incidente de seguridad, guarda la copia de los registros técnicos descrita en la sección 8 (que puede tener correo y dirección IP de quien accedió y, eventualmente, teléfono o parte de un mensaje);

No vendemos datos personales ni los compartimos con terceros para publicidad de otras empresas. Antes de que un proveedor nuevo reciba datos de clientes finales, avisamos a las empresas, como se describe en el Anexo de los Términos de Uso.

6. Cookies y medición de audiencia

En el panel (app.useaigenda.com.br) no hay herramientas de análisis de comportamiento ni píxeles de publicidad. El navegador guarda solo lo necesario: la sesión y preferencias de pantalla. En la pantalla de conexión de WhatsApp se carga el componente oficial de Meta, necesario para conectar el número, sin registrar el uso del panel.

En el sitio y en las páginas públicas hoy no usamos ninguna herramienta de medición. Si pasamos a usar una, solo se cargará después de tu aceptación en un aviso de cookies, y esta página se actualizará antes.

Donde aparece hCaptcha, usa cookies y almacenamiento técnicos necesarios para funcionar; no sirven para publicidad de aiGenda.

Para registrar el origen, la pantalla de registro guarda los parámetros de la visita solo en la pestaña abierta del navegador (almacenamiento de sesión, que se borra al cerrar la pestaña), sin cookies y sin herramientas de terceros.

7. Transferencia internacional de datos

aiGenda se opera desde Brasil y varios proveedores de arriba están en Estados Unidos (Meta, OpenAI, Supabase, Vercel, Stripe, Resend, hCaptcha, Anthropic y GitHub). Por eso, los datos tratados por aiGenda, incluido el contenido de las conversaciones, se procesan fuera del país de la empresa y de sus clientes finales.

Estas transferencias son necesarias para ejecutar el contrato y están amparadas en los contratos con cada proveedor, que imponen obligaciones de protección de datos. Para empresas de la Unión Europea, las transferencias se apoyan en los mecanismos del capítulo V del RGPD (decisiones de adecuación, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para proveedores certificados, o cláusulas contractuales tipo). La empresa puede pedir la lista actualizada de proveedores al correo de privacidad de abajo.

8. Por cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras la empresa sea cliente, los datos se guardan para que el servicio funcione, con estas excepciones, que se eliminan antes, solas:

• Archivos del Chat en Vivo (fotos, audios, videos y documentos): se eliminan a los 6 meses, o antes si se llena el límite de espacio de la conversación o de la empresa, los más antiguos primero;
• Parte técnica del registro de la asistente (la solicitud completa enviada a la inteligencia artificial y su respuesta en bruto): se elimina a los 7 días;
• Avisos en bruto que WhatsApp envía al sistema: se eliminan a los 7 días;
• Registros técnicos de error: se eliminan a los 30 días;
• Registro de acceso al panel (fecha, hora e IP): se guarda 6 meses, porque la ley brasileña lo exige, y luego se elimina. No se elimina antes, ni siquiera al eliminar la cuenta.

Lo que la empresa elimina en el panel (conversación, contacto o los datos de una persona) se elimina en el momento.

Plan Gratis. Los datos de una cuenta del plan Gratis, incluidos los de quienes reservaron con ella, se guardan mientras la cuenta se use, con las mismas reglas. Si la cuenta pasa 12 meses sin ingresos al panel y sin reservas nuevas, avisamos por correo al responsable y, para empresas de Brasil, también por WhatsApp al número de avisos de la cuenta (para empresas fuera de Brasil, solo por correo) con al menos 30 días de anticipación y luego eliminamos la cuenta y sus datos (ver Eliminación de datos).

Después del fin del contrato, los datos se eliminan en los plazos descritos en Eliminación de datos, respetando la conservación que exige la ley (como el registro fiscal).

Copia de los registros ante un incidente de seguridad. Si hay un incidente de seguridad, guardamos una copia de los registros técnicos del sistema (que puede tener correo y dirección IP de quien accedió y, eventualmente, teléfono o parte de un mensaje) en GitHub, solo para investigar el incidente, hasta 90 días, y la eliminamos cuando la investigación termina. Base: interés legítimo y deber de seguridad y de comunicar incidentes (RGPD art. 6.1.f y 33.5; en Brasil, LGPD art. 7, IX, 46 y 48). El registro de acceso al panel no entra en esa copia.

Copias fuera del sistema principal. Nuestras copias de seguridad son diarias y se guardan cerca de una semana; un dato eliminado puede seguir en ellas hasta que venza la copia más antigua. OpenAI guarda lo que recibe en la cuenta de la empresa por los plazos de la sección 3. Cuando la empresa usa "Borrar datos" en la ventana de historial de una persona, aiGenda pide en el momento a OpenAI que elimine las respuestas guardadas en la cuenta de la empresa sobre esa persona; si el pedido falla, no se elimina nada y se avisa a la empresa. Eliminar solo una conversación no hace ese pedido. Incluso después del pedido, OpenAI puede conservar hasta 30 días lo que guarda para monitorear abusos, según su propia política.

9. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas para proteger los datos, incluidas la verificación en dos pasos opcional para las cuentas de usuario, el control de acceso por rol dentro de cada empresa y el cifrado en tránsito. Ningún sistema está libre de riesgos, y trabajamos continuamente para reducir vulnerabilidades.

10. Tus derechos

Según la ley de tu país, tienes derechos sobre tus datos personales, como acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición, información sobre el compartir y revocación del consentimiento (en Brasil, LGPD art. 18; en la Unión Europea, RGPD arts. 15 a 22; en otros países, los derechos equivalentes de la ley local). Si eres cliente final de una empresa que usa aiGenda (incluso si reservaste por su página pública), haz la solicitud directamente a la empresa, que es la responsable; nosotros la ayudamos a responder. Si la solicitud nos llega, la reenviamos a la empresa y te avisamos. Si eres una empresa que usa aiGenda, puedes ejercer estos derechos sobre los datos de tu cuenta por el contacto de abajo. Respondemos en el plazo de la ley aplicable. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Los plazos de conservación y cómo pedir la eliminación están en Eliminación de datos.

11. Contacto

Dudas sobre esta política o sobre el tratamiento de datos: privacidade@useaigenda.com.br.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política periódicamente. La fecha de la última actualización siempre aparece arriba.